Начнем анализ инвентаризации с пункта "большие товарные запасы". Это самые последние строчки сличительной ведомости.

В примере выше – сличительная ведомость кафе-кулинарии, где склад производства единый, нет деления по цехам, а общий фактический объем товарных остатков производства на 538 265,7 руб. Много это или мало? Сколько должно быть? Давайте разбираться.
Товарооборот этого предприятия за месяц составляет 1,2 млн руб. в ценах реализации, в том числе: 1) товарооборот продукции собственного приготовления составляет 0,8 млн руб.; 2) товарооборот бара 0,4 млн. руб – продажа через бар покупных напитков (чай, кофе, вода, соки). Доля себестоимости продукции собственного приготовления составляет около 25%, то есть – чтобы получить выручку 0,8 млн руб. от продажи продукции собственного производства за месяц было израсходовано продуктов на 200 тыс. руб. (0,8 млн р /4 = 200 тыс руб). А товарных остатков по итогам инвентаризации тут – на сумму 538 265,7 руб. или почти на 3 месяца работы! При этом ежедневно производятся закупки продуктов не длительного хранения (овощи, фрукты, зелень, молочные продукты и тд). Куда же это годится?!
Согласно моей практике, в 90% компаний существует проблема с излишними товарными запасами. Это «замораживание» денег, снижение эффективности, а иногда и нехватка оборотных средств, не эффективное использование арендованных площадей и потери продуктов и товаров в результате длительного хранения. Оптимальное количество товарных остатков в сумме должно быть на 7-8 дней работы, то есть в приведенном примере оптимальное количество товарных остатков на складе производства должно быть 50-55 тыс. руб. (200 тыс. руб. – себестоимость реализации за месяц /4 = 50 тыс. руб.).
Понятно, что реальность далека от идеала и обычно есть какие-то особые случаи и объяснения, почему так много продуктов мы храним. Но не в 10 же раз больше, чем нужно для работы на неделю!
Как правило, при таком значительном «затоваривании» складов имеется проблема с большими запасами «товаров без движения», то есть товарами и продуктами, которые не используются по каким-либо причинам, проблемы и с их сроками годности. В уроке 3 и уроке 4 мы разобрали, как диагностировать проблему и как ее решать. В ежемесячной сличительной ведомости вы можете видеть, КАК проблема решается и решается ли она.

Что такое пересортица и откуда возникает? Пересортица товаров – это избыток одного вида товара при одновременном недостатке другого вида товара.
Обычно пересортица возникает по нескольким причинам:
1. Неправильно оформлены ТТК, например, покупной сок приходуется каждый вид отдельно, так как он стоит по-разному (яблочный, томатный, апельсиновый, грейпфрутовый и тд), а расходуется как сок в ассортименте, по единой цене реализации. Рекомендацией в этом случае будет приходовать товар так же, как вы его и расходуете, то есть «сок в ассортименте».
2. Смена поставщика, например, мяса, из которого готовятся полуфабрикаты. Чаще всего отходы при первичной обработке мяса (отходы при зачистке от пленок и сухожилий) в ТТК относят на 100% в брутто, то есть мясо зачистили от пленок, жира, сухожилий и выкинули, как будто, все в мусор. Но на практике часто происходит не так, особенно, когда поступает сырье, имеющее больший процент жира и пленок, чем было то сырье, по которому сделали проработку. То есть отходы на зачистку увеличились (отсюда будут недостачи), но зачищенное мясо не выбросили, а положили в котлетную массу (отсюда будут излишки котлетного мяса).
3. Еще одна причина пересортицы – замена сырья в течение месяца, о которой никто, кроме поваров не знает. Например, закончилась петрушка, вместо нее положили укроп.
4. Продукция неправильно оприходована кладовщиком при поступлении;
5. Допущены ошибки при передаче товара со склада на производство или в бар
6. Недостаточный контроль над складским документооборотом;
7. Ошибки поваров или официантов, например, в приведенном ниже фрагменте сличительной ведомости у балыка – излишки 0,464 г, а у бастурмы – недостача 0,757 г. Оба продукта продаются по единой стоимости, и входят в мясное ассорти. Вероятно, произошла ошибка или при отдаче, или при пробитии заказа.
8. И так далее, до бесконечности

Что с этим делать? Смириться с тем, что пересортица – неизбежность. Однако нужно ежемесячно разбирать инвентаризацию и принимать объяснения сотрудников, если они разумны. Либо держать на производстве постоянного технолога, который ежедневно будет оформлять актами замены продуктов и новые проценты потерь, хотя и в этом случае на 100% исключить пересортицу не удастся!
На больших производствах, где сырье производят тоннами и погрешность от пересортицы может составлять десятки и сотни тысяч рублей, технологи необходимы, но на небольших производствах, где погрешность от пересортицы составляет меньше, чем зарплата технологов, содержать их не рационально.
Зачет пересортицы допускается, если:

• пересортица обнаружена в одном проверяемом периоде
• за выявленный излишек и недостачу отвечает один руководитель
• пересортица выявлена между продуктами одной категории и в равном количестве

Недостачи и излишки имеют разную природу, поэтому разбирать их необходимо отдельно.
Причины возникновение излишков обычно таковы:
1. Недовложение сырья. Это совершенно недопустимо, это обман гостей и акционеров. Для исключения этого пункта из практики необходимы внутренние контрольные взвешивания блюд и полуфабрикатов. И отсутствие мотивации у поваров на эти действия (наличие мотивации у поваров может быть, если по правилам компании «плюсы» по инвентаризации компенсируются «минусами», а разница удерживается с персонала) – это порочная практика, толкающая сотрудников к совершению подобных действий.
2. Завышенные отходы при холодной и тепловой обработке блюд и полуфабрикатов. Это наиболее распространенная проблема. В моей практике не было ни одного аудита производственного учета, в котором не было бы выявлено превышение процента отхода при первичной обработке сырья. Превышение составляло от 10 до 60%. Как следствие, получаем не только излишки, но прежде всего, более высокую расчетную себестоимость. Что делать? Прорабатывать каждый раз сырье, если переходите на нового поставщика, и периодически прорабатывать сырье от действующих поставщиков.
3. Забыли отнять вес тары при взвешивании
4. Неучтенные поставки. Например, так случается, если поставщик привез товар по нулевой цене на проработку, в качестве компенсации чего-либо, для проведения акций и тд. Товар необходимо учесть по количеству, даже товар без стоимости.
5. Ошибки при проведении инвентаризации, в том числе предыдущей.
6. Ошибки при оформлении документов списания. Перемещения между подразделениями.
7. Ошибки в оформлении и проведении документов и ошибки бухгалтера производственного учета.

Когда анализ инвентаризации закончен, как правило, остаются вопросы, на которые ответы не найдены. То есть все проверили, но не знаем, почему какого-то товара нет.
В этом случае, необходимо поставить этот товар на еженедельный контроль. Обычно речь идет про дорогостоящие продукты и товары, и это не более 5-7 наименований, которые ставятся на ежедневный контроль с инвентаризацией 1 раз в неделю этих наименований. По практике через 2-4 недели такого контроля вопросов не остается.
А после следующей инвентаризации могут появится новые 5-7 наименований и новый еженедельный контроль.