Китчен менеджмент. Урок 5.
Инвентаризация
Практикум по управлению кухней в современных реалиях от управленца с гигантским стажем Натальи Милеенковой
Наталья Милеенкова
Куратор направления операционного менеджмента школы ресторанного менеджмента и сервиса Novikov School, автор книги «Финансы вашего ресторана», в бизнесе более 25-ти лет. Работала генеральным директором сети кафе МУ-МУ, операционным директором Maison Dellos и White Rabbit Family. В настоящее время партнер консалтингового агентства UnoDosTres
Что такое китчен менеджмент? Китчен менджмент (управление кухней) включает в себя вопросы организации эргономичного пространства на производстве и выстраивания слаженной работы кухни, обеспечения стабильного качества блюд и полуфабрикатов, их масштабирование, выполнения стандартов безопасности блюд и санитарные нормы сотрудниками, создания продающего меню и правил работы с поставщиками, рационального использование сырья, оптимизации затрат на продукты и рациональное использование сотрудников кухни. Эти вопросы относятся не к креативно-творческой составляющей работы шеф-повара, а к хозяйственно-экономической его части. Однако кухня ресторана это тоже экономика, а не только креатив. Авторская серия практических материалов Натальи Милеенковой об управлении кухней раскрывает экономическую часть деятельности ресторанной кухни и адресован этот практикум тем, кто не просто понимает что деньги любят счет, но и хочет научиться правильно вести счет (во всех смыслах этого слова).
УРОК 5
Затоваренность, пересортица, недостачи и излишки – где искать и как исправить?
Инвентаризация — это проверка фактического наличия имущества и товарно-материальных ценностей (ТМЦ) организации на конкретную дату. Проводится это не самое веселое, но необходимое мероприятие путем составления сличительной ведомости того, что имеется в наличии по факту с тем, что числится по бухгалтерскому и производственному учету. Как правильнее и удобнее проводить инвентаризацию и составлять сличительную ведомость, и как потом эту ведомость анализировать –инструкция и лайфхаки прямо перед вами
Основные цели инвентаризации
1. Выявление фактического наличия имущества и товарно-материальных ценностей
2. Обеспечение достоверности учета и контроль хозяйственной деятельности организации
3. Определение фактического количества материально-производственных ресурсов и товарно-материальных ценностей, которые были использованы за период в процессе производства и реализации
4. Сопоставление фактических данных по товарно-материальным ценностям с расчетными (книжными) данными и составление сличительной ведомости (то есть выявление излишков и недостач)
5. Проверка полноты и правильности отражения в учете движения товарно-материальных ценностей
Инвентаризация бывает полная и частичная, плановая и внеплановая.
Как часто нужно проводить инвентаризацию
Инвентаризацию основных средств необходимо проводить 1 раз в год и/или при каждой смене материально-ответственных лиц (смена управляющего, шеф-повара).
Инвентаризация продуктов, полуфабрикатов, товаров, участвующих в производстве и реализации блюд проводится не реже, чем 1 раз в месяц и/или при каждой смене материально-ответственных лиц (смена управляющего, шеф-повара, старшего бармена или бар-менеджера, кладовщика, других материально-ответственных лиц, которые имеют договор индивидуальной материальной ответственности).
Малоценные товары (посуда, стекло, приборы, инвентарь зала и кухни, чистящие и моющие материалы, упаковка, расходные материалы, канцтовары и прочие подобные товары) проходят инвентаризацию 1 раз в месяц и/или при каждой смене материально-ответственных лиц
Даты проведения плановых инвентаризаций продуктов, товаров и малоценного имущества организация выбирает произвольно и самостоятельно, это может быть любой день месяца, главное, чтобы именно этот день был датой ежемесячной плановой инвентаризации.
Порядок проведения плановой ежемесячной инвентаризации
1
Создаем инвентаризационные бланки
До начала инвентаризации необходимо иметь бланк с перечнем товаров. Тогда вероятность, что какой-то продукт или полуфабрикат «забудут» снять, существенно снижается. Количество бланков для инвентаризации может быть любым, но обычно это
1. Бланк продуктов и полуфабрикатов кухни. Удобно, если бланки будут для каждого цеха.
2. Бланк продуктов и товаров бара.
3. Бланк расходных материалов.
4. Бланки инвентаря кухни; зала, включая посуду, приборы, стекло. Причем, в бланке инвентаря кухни и зала очень рекомендую добавить фотографии и записать основные характеристики предметов, например, «тарелка белая, диаметр 18 см»
Создавая такие бланки, вы потратите время, чтобы описать и включить в бланк все отличительные особенности и характеристики товара. Но потратите вы его один раз, чтобы экономить массу времени ежемесячно, – когда вы будете проводить инвентаризации, и потом, когда будете эти инвентаризации разбирать.
2
Кто и как проводит инвентаризацию
1. Проводить инвентаризацию должен руководитель, например, так: менеджер – инвентарь и посуда зала, моющие и чистящие средства; старший смены производства – продукты, полуфабрикаты, инвентарь кухни; старший бармен – товары и продукты бара, инвентарь бара.
2. Во время проведения инвентаризации необходимо учитывать вес тары, если взвешивание происходит в таре, например, пиво в бочках или полуфабрикаты в лотках.
3. Время проведения инвентаризаций – либо до начала работы предприятия, либо после окончания. ВАЖНО! Зафиксировать фактические остатки в статике, то есть в момент, когда нет перемещения и реализации.
3
Правильно оформляем документы
1. На бланках обязательно ставится дата проведения; название цеха, если инвентаризация происходит одновременно в разных цехах; ФИО и подпись старшего сотрудника, ответственного за проведение инвентаризации.
2. Данные из инвентаризационной описи переносятся бухгалтером по производственному учету в программу, формируется сличительная ведомость.
3. Сличительных ведомостей будет столько же, сколько и инвентаризационных бланков (инвентаризационных описей).
4
Анализируем полученные данные
В сличительной ведомости указывается наличие товарно-материальных ценностей по данным бухгалтерского учета (расчетный остаток) и проставляется фактическое количество, выявленное в результате пересчета. См. пример ниже
В результате инвентаризации может выявиться: соответствие фактического наличия и данных бухучета, недостача, излишки, пересортица и большие товарные запасы.
Анализ сличительной ведомости – следующий шаг, который нужно сделать после сбора данных, полученных в результате инвентаризации.
Анализ сличительной ведомости
Большие
товарные
запасы
1
Начнем анализ инвентаризации с пункта "большие товарные запасы". Это самые последние строчки сличительной ведомости.
В примере выше – сличительная ведомость кафе-кулинарии, где склад производства единый, нет деления по цехам, а общий фактический объем товарных остатков производства на 538 265,7 руб. Много это или мало? Сколько должно быть? Давайте разбираться.
Товарооборот этого предприятия за месяц составляет 1,2 млн руб. в ценах реализации, в том числе: 1) товарооборот продукции собственного приготовления составляет 0,8 млн руб.; 2) товарооборот бара 0,4 млн. руб – продажа через бар покупных напитков (чай, кофе, вода, соки). Доля себестоимости продукции собственного приготовления составляет около 25%, то есть – чтобы получить выручку 0,8 млн руб. от продажи продукции собственного производства за месяц было израсходовано продуктов на 200 тыс. руб. (0,8 млн р /4 = 200 тыс руб). А товарных остатков по итогам инвентаризации тут – на сумму 538 265,7 руб. или почти на 3 месяца работы! При этом ежедневно производятся закупки продуктов не длительного хранения (овощи, фрукты, зелень, молочные продукты и тд). Куда же это годится?!
Согласно моей практике, в 90% компаний существует проблема с излишними товарными запасами. Это «замораживание» денег, снижение эффективности, а иногда и нехватка оборотных средств, не эффективное использование арендованных площадей и потери продуктов и товаров в результате длительного хранения. Оптимальное количество товарных остатков в сумме должно быть на 7-8 дней работы, то есть в приведенном примере оптимальное количество товарных остатков на складе производства должно быть 50-55 тыс. руб. (200 тыс. руб. – себестоимость реализации за месяц /4 = 50 тыс. руб.).
Понятно, что реальность далека от идеала и обычно есть какие-то особые случаи и объяснения, почему так много продуктов мы храним. Но не в 10 же раз больше, чем нужно для работы на неделю!
Как правило, при таком значительном «затоваривании» складов имеется проблема с большими запасами «товаров без движения», то есть товарами и продуктами, которые не используются по каким-либо причинам, проблемы и с их сроками годности. В уроке 3 и уроке 4 мы разобрали, как диагностировать проблему и как ее решать. В ежемесячной сличительной ведомости вы можете видеть, КАК проблема решается и решается ли она.
Пересортица
2
Что такое пересортица и откуда возникает? Пересортица товаров – это избыток одного вида товара при одновременном недостатке другого вида товара.
Обычно пересортица возникает по нескольким причинам:
1. Неправильно оформлены ТТК, например, покупной сок приходуется каждый вид отдельно, так как он стоит по-разному (яблочный, томатный, апельсиновый, грейпфрутовый и тд), а расходуется как сок в ассортименте, по единой цене реализации. Рекомендацией в этом случае будет приходовать товар так же, как вы его и расходуете, то есть «сок в ассортименте».
2. Смена поставщика, например, мяса, из которого готовятся полуфабрикаты. Чаще всего отходы при первичной обработке мяса (отходы при зачистке от пленок и сухожилий) в ТТК относят на 100% в брутто, то есть мясо зачистили от пленок, жира, сухожилий и выкинули, как будто, все в мусор. Но на практике часто происходит не так, особенно, когда поступает сырье, имеющее больший процент жира и пленок, чем было то сырье, по которому сделали проработку. То есть отходы на зачистку увеличились (отсюда будут недостачи), но зачищенное мясо не выбросили, а положили в котлетную массу (отсюда будут излишки котлетного мяса).
3. Еще одна причина пересортицы – замена сырья в течение месяца, о которой никто, кроме поваров не знает. Например, закончилась петрушка, вместо нее положили укроп.
4. Продукция неправильно оприходована кладовщиком при поступлении;
5. Допущены ошибки при передаче товара со склада на производство или в бар
6. Недостаточный контроль над складским документооборотом;
7. Ошибки поваров или официантов, например, в приведенном ниже фрагменте сличительной ведомости у балыка – излишки 0,464 г, а у бастурмы – недостача 0,757 г. Оба продукта продаются по единой стоимости, и входят в мясное ассорти. Вероятно, произошла ошибка или при отдаче, или при пробитии заказа.
8. И так далее, до бесконечности
Что с этим делать? Смириться с тем, что пересортица – неизбежность. Однако нужно ежемесячно разбирать инвентаризацию и принимать объяснения сотрудников, если они разумны. Либо держать на производстве постоянного технолога, который ежедневно будет оформлять актами замены продуктов и новые проценты потерь, хотя и в этом случае на 100% исключить пересортицу не удастся!
На больших производствах, где сырье производят тоннами и погрешность от пересортицы может составлять десятки и сотни тысяч рублей, технологи необходимы, но на небольших производствах, где погрешность от пересортицы составляет меньше, чем зарплата технологов, содержать их не рационально.
Зачет пересортицы допускается, если:
  • пересортица обнаружена в одном проверяемом периоде
  • за выявленный излишек и недостачу отвечает один руководитель
  • пересортица выявлена между продуктами одной категории и в равном количестве
Недостачи
и излишки



3
Недостачи и излишки имеют разную природу, поэтому разбирать их необходимо отдельно.
Причины возникновение излишков обычно таковы:
1. Недовложение сырья. Это совершенно недопустимо, это обман гостей и акционеров. Для исключения этого пункта из практики необходимы внутренние контрольные взвешивания блюд и полуфабрикатов. И отсутствие мотивации у поваров на эти действия (наличие мотивации у поваров может быть, если по правилам компании «плюсы» по инвентаризации компенсируются «минусами», а разница удерживается с персонала) – это порочная практика, толкающая сотрудников к совершению подобных действий.
2. Завышенные отходы при холодной и тепловой обработке блюд и полуфабрикатов. Это наиболее распространенная проблема. В моей практике не было ни одного аудита производственного учета, в котором не было бы выявлено превышение процента отхода при первичной обработке сырья. Превышение составляло от 10 до 60%. Как следствие, получаем не только излишки, но прежде всего, более высокую расчетную себестоимость. Что делать? Прорабатывать каждый раз сырье, если переходите на нового поставщика, и периодически прорабатывать сырье от действующих поставщиков.
3. Забыли отнять вес тары при взвешивании
4. Неучтенные поставки. Например, так случается, если поставщик привез товар по нулевой цене на проработку, в качестве компенсации чего-либо, для проведения акций и тд. Товар необходимо учесть по количеству, даже товар без стоимости.
5. Ошибки при проведении инвентаризации, в том числе предыдущей.
6. Ошибки при оформлении документов списания. Перемещения между подразделениями.
7. Ошибки в оформлении и проведении документов и ошибки бухгалтера производственного учета.
Недостачи могут возникать по причинам:
1. Не проведенное списание. Что-то списали, но акт списания не оформили
2. Низкий уровень квалификации персонала. Необученный и низко квалифицированный повар будет обучаться на ваших продуктах, на ваших деньгах. Это одна из весомых причин, почему не квалифицированный дешевый персонал стоит гораздо дороже в итоге.
3. Ошибки в ТТК. Например, в них не заложен процент потерь на порционирование соусов, сыра и тд.
4. Хищения
5. Ошибки при проведении инвентаризации, при снятии фактических остатков
6. Ошибки в оформлении и проведении документов и ошибки бухгалтера производственного учета.
Когда анализ инвентаризации закончен, как правило, остаются вопросы, на которые ответы не найдены. То есть все проверили, но не знаем, почему какого-то товара нет.
В этом случае, необходимо поставить этот товар на еженедельный контроль. Обычно речь идет про дорогостоящие продукты и товары, и это не более 5-7 наименований, которые ставятся на ежедневный контроль с инвентаризацией 1 раз в неделю этих наименований. По практике через 2-4 недели такого контроля вопросов не остается.
А после следующей инвентаризации могут появится новые 5-7 наименований и новый еженедельный контроль.

ЕЩЕ ПО ТЕМЕ